Warum (und wie) ich Notion für mein Projektmanagement benutze

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Es vergeht gefühlt keine Woche, ohne dass ein neues Tool für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung das Licht der Welt erblickt. Nach immer ausgefeilteren SaaS-Produkten, die sich mehr oder weniger erfolgreich auf dem Markt etablierten, sind der neueste Trend persönliche Journals aus echtem Papier, die zu Hauf produziert und feilgeboten werden.

Alle Lösungen haben Stärken und Schwächen, sie sind meist für einen ganz bestimmten Einsatzzweck entworfen und können diesen sehr gut abbilden. Von der einfachen To-Do-Liste bis hin zu vollständiger Verwaltungssoftware für ganze Abteilungen mit hunderten Mitarbeitern sind Projektmanagementtools in jeder Variation zu haben.

Seit etwa einem Jahr nutze ich nun Notion für mein persönliches Projektmanagement und habe damit nach langer Suche ein Tool gefunden, das eine unglaublich hohe Flexibilität bereit hält und mir einen hervorragenden Überblick über die verschiedenen Arten von Projekten ermöglicht.

Ausgangssituation

Für mich ist die Einbindung sowohl beruflicher, als auch privater und ehrenamtlicher Projekte in das Tool am Wichtigsten. Dazu gehört eine sinnvolle Übersicht über alle Projekte und anstehende Aufgaben, sowie die Möglichkeit Untermengen und Einzelprojekte schnell filtern und anzeigen zu können. Ebenfalls wichtig sind eine gute Kollaborationsmöglichkeit und eine App für den Einsatz unterwegs oder bei Meetings im Café.

Was ich an Notion schätze und was nicht

Notion ist in erster Linie gar keine Projektmanagementsoftware, sondern eine datenbankbasierte Notiz-App und bietet daher by design eine Flexbilität, die vielen anderen Projektmanagementtools fehlt. Die Einsatzmöglichkeiten für Notion sind vielfältig und der Fantasie des Nutzers sind keine Grenzen gesetzt, sodass Notion auch für Wissensmanagement oder online Spreadsheets verwendet werden kann. Die Dokumentation und die Template-Galerie sind ein guter Start, um einen Eindruck über die Möglichkeiten zu erhalten.

Demgegenüber stehen einige Punkte, die Notion nicht oder noch nicht gut umgesetzt hat. So wäre eine REST API oder andere Integrationen wünschenswert, auch die App begrüßt einen offline leider immer wieder mit einem weißen Bildschirm. Für Anfänger ist es auch die steile Lernkurve, die sicherlich ein Hindernis darstellt.

Was dagegen sehr gut funktioniert, ist die Kollaboration und die ad-hoc Aktualisierungen beim gemeinsamen Arbeiten an einer Page. Praktisch sind auch die Browser-Extensions, die ein Lesezeichen direkt in Notion speichern.

Wie ich mein Projektmanagement umgesetzt habe

Projektaufgaben verwalte ich gerne auf einem Kanban-Board. Das zeigt den aktuellen Status eines Projekts am Übersichtlichsten und vereinfacht die Aktualisierung. In Notion habe ich mir dazu für übergeordnete Projekte eine Master-Database mit einer Kanban-View erstellt und kann alle Aufgaben darin ablegen und mit den entsprechenden Attributen versehen. Für Teilprojekte erstelle ich auf einer separaten Page eine sogenannte Linked Database auf die Master-Database mit der entsprechend gefilterten Untermenge an Aufgaben.

Als Startseite in Notion habe ich mir für die Gesamtübersicht ein Dashboard gebaut, das alle Master-Databases über alle Workspaces hinweg beinhaltet. So kann ich im den Projektmanagementphasen sowohl über alle Projekte hinweg, als auch auf Einzelprojektebene die Aufgaben überblicken und die nächsten Schritte planen.

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Wie sieht mein Aufgaben-Workflow aus?

Im Sinne des Getting Things Done nutze ich ich ergänzend zu Notion Microsoft To-Do als Bucket für alle Aufgaben, die mir über den Tag in den Sinn kommen. Diese App läuft deutlich schneller und ist perfekt für diese eine Aufgabe geeignet. Dazu kommt der Vorteil, dass eine E-Mail in Outlook mit einem Klick als Aufgabe in To-Do angelegt werden kann.

Am Abend sortiere ich die so neu hinzugekommenen Aufgaben dann aus, trage sie in mein Notion ein und ordne sie den entsprechenden Projekten zu. Anschließend nutze ich die Projektübersichten parallel zu meinem Kalender, um den kommenden Tag, bzw. Woche oder Monat zu planen.

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Fazit

Notion ist auf Grund seiner Flexibilität als Productivity- und Management-Tool für viele verschiedene Projekte geeignet. Wenn man eine gewisse Lernkurve bewältigt hat, lassen sich extrem viele Prozesse darin abbilden und erhält damit die Möglichkeit, auch über die starren Speziallösungen am Markt hinaus ein sinnvolles Projektmanagement aufzusetzen.

In einer zunehmend komplexen Welt sind es in meinen Augen schlanke und elegante Tools wie Notion, die uns die Arbeit erleichtern werden.

https://www.notion.so

Was braucht es für effektive Teamarbeit?

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Es gibt viele Theorien und Frameworks, die von Führungskräften und Teamleitern genutzt werden, um Mitarbeiter und Gruppen in Projektarbeit zu motivieren und den output bzw. outcome zu steigern. In den meisten davon stecken dieselben Kerngedanken und Methoden, die mehr oder weniger kompliziert verpackt werden.

Gestern Abend ist mir auf einem Workshop ein Kernprinzip guter Teamarbeit deutlich geworden, das simpel erklärt ist und sicher schon häufig erwähnt wurde, allerdings auch so zentral ist, dass jede Führungskraft sie beherzigen muss.

Wie schaffe ich schnelle und effektive Teamarbeit?

Wie wildfremde Menschen plötzlich effektiv zusammenarbeiten

Der besagte Workshop war ein 2-stündiges Event für Führungskräfte, die mehr oder weniger geschult und erprobt im agilen Mindset waren. Keiner in unserer Gruppe war mit dem kommenden Spiel vertraut. Wir wurden zufällig in drei Gruppen zu je 12 Personen aufgeteilt und erhielten alle die gleiche Aufgabe.

Das Mikado-Spiel

Nach einer längeren Planungsrunde sollten 6 Mitspieler mit verbundenen Augen, nur angeleitet durch Kommandos eines Teamleiters, möglichst viele Punkte im Spiel Mikado erreichen. Als constraint waren nur 12 in der Planungphase festzulegende Kommandos erlaubt, weitere Worte durften nicht gewechselt werden. Es gab drei Spielrundent, unterbrochen durch zwei kürzere Pausen, in denen die Kommandos verfeinert werden durften. Die übrigen Gruppenmitglieder standen als stumme Beobachter am Rand.

Die Beobachtung

In allen drei Gruppen fand sofort eine fokussierte Beschäftigung mit der Aufgabe statt. Es wurde diskutiert, schnell einige Kommandos notiert und die ausgiebige Planungszeit sogar so weit genutzt, dass Testläufe stattfanden, bevor die Spielrunde begann. In den Pausen zwischen den Runden gaben die Mitspieler Feedback an die (in unserem Fall) Teamleiterin, was während der Spielzeit nicht erlaubt war. Insgesamt entstand eine konstruktive Diskussionen über Verbesserungsmöglichkeiten.

Ich gehe davon aus, dass der Großteil der Teilnehmer mit einem offenen Mindset in den Workshop gegangen ist und somit eine gute Grundlage für die effektive Lösung der Aufgabe gegeben war. Dennoch erstaunte mich die Tatsache, dass sich vorher untereinander unbekannte Menschen mit Verve einer Aufgabe hingaben, die offensichtlich keinen weiteren Nutzen, außer dem Gewinn eines Geschicklichkeitsspiels für Kinder hatte.

Am Ende hatten die Mitspieler mit teilweise hohem Körpereinsatz auf Knien um jeden Punkt gekämpft und die Teamleiterin nach anhaltender höchster Konzentration einen hochroten Kopf. Die Freude und Erleichterung über das positive Punkteergebnis sprach Bände.

Die Erkenntnis und das Learning zum Thema Leadership

Die Beobachtungen, die ich während des Spiels in der einen Gruppe gemacht hatte, ähnelten den Beobachtungen und dem Verlauf des Spiels in den anderen Gruppen, wie wir in der Feedbackrunde erfuhren.

Darüber kam ich ins Nachdenken und im Nachgang erkannte ich, dass wir hier etwas erlebt haben, das in vielen Ratgebern bereits vermerkt ist, aber in meiner Erfahrung nicht in allen Teams gelebt wird:

Für effektive Teamarbeit braucht es ein gemeinsames, ambitioniertes aber erreichbares Ziel.

Die Erkenntnis ist simpel und trat während dieses Workshops in drei Teams unabhängig voneinander hervor. In allen hatten sich die Mitspieler auf Grundlage derselben Aufgabe sofort und nachhaltig an die Lösungsfindung gemacht. Leider gab es keine Kontrollgruppe, die mit einer zum Beispiel unlösbaren und frustrierenden Aufgabe konfrontiert wurde oder einer Aufgabe mit output, allerdings ohne klare Zielvision (zu gewinnen).

Ich werde dieses nicht unbedingt neue, aber eindrucksvoll erlebte Learning für mich mitnehmen und zukünftige Projekte auf diese Prämisse abklopfen.