Warum (und wie) ich Notion für mein Projektmanagement benutze

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Es vergeht gefühlt keine Woche, ohne dass ein neues Tool für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung das Licht der Welt erblickt. Nach immer ausgefeilteren SaaS-Produkten, die sich mehr oder weniger erfolgreich auf dem Markt etablierten, sind der neueste Trend persönliche Journals aus echtem Papier, die zu Hauf produziert und feilgeboten werden.

Alle Lösungen haben Stärken und Schwächen, sie sind meist für einen ganz bestimmten Einsatzzweck entworfen und können diesen sehr gut abbilden. Von der einfachen To-Do-Liste bis hin zu vollständiger Verwaltungssoftware für ganze Abteilungen mit hunderten Mitarbeitern sind Projektmanagementtools in jeder Variation zu haben.

Seit etwa einem Jahr nutze ich nun Notion für mein persönliches Projektmanagement und habe damit nach langer Suche ein Tool gefunden, das eine unglaublich hohe Flexibilität bereit hält und mir einen hervorragenden Überblick über die verschiedenen Arten von Projekten ermöglicht.

Ausgangssituation

Für mich ist die Einbindung sowohl beruflicher, als auch privater und ehrenamtlicher Projekte in das Tool am Wichtigsten. Dazu gehört eine sinnvolle Übersicht über alle Projekte und anstehende Aufgaben, sowie die Möglichkeit Untermengen und Einzelprojekte schnell filtern und anzeigen zu können. Ebenfalls wichtig sind eine gute Kollaborationsmöglichkeit und eine App für den Einsatz unterwegs oder bei Meetings im Café.

Was ich an Notion schätze und was nicht

Notion ist in erster Linie gar keine Projektmanagementsoftware, sondern eine datenbankbasierte Notiz-App und bietet daher by design eine Flexbilität, die vielen anderen Projektmanagementtools fehlt. Die Einsatzmöglichkeiten für Notion sind vielfältig und der Fantasie des Nutzers sind keine Grenzen gesetzt, sodass Notion auch für Wissensmanagement oder online Spreadsheets verwendet werden kann. Die Dokumentation und die Template-Galerie sind ein guter Start, um einen Eindruck über die Möglichkeiten zu erhalten.

Demgegenüber stehen einige Punkte, die Notion nicht oder noch nicht gut umgesetzt hat. So wäre eine REST API oder andere Integrationen wünschenswert, auch die App begrüßt einen offline leider immer wieder mit einem weißen Bildschirm. Für Anfänger ist es auch die steile Lernkurve, die sicherlich ein Hindernis darstellt.

Was dagegen sehr gut funktioniert, ist die Kollaboration und die ad-hoc Aktualisierungen beim gemeinsamen Arbeiten an einer Page. Praktisch sind auch die Browser-Extensions, die ein Lesezeichen direkt in Notion speichern.

Wie ich mein Projektmanagement umgesetzt habe

Projektaufgaben verwalte ich gerne auf einem Kanban-Board. Das zeigt den aktuellen Status eines Projekts am Übersichtlichsten und vereinfacht die Aktualisierung. In Notion habe ich mir dazu für übergeordnete Projekte eine Master-Database mit einer Kanban-View erstellt und kann alle Aufgaben darin ablegen und mit den entsprechenden Attributen versehen. Für Teilprojekte erstelle ich auf einer separaten Page eine sogenannte Linked Database auf die Master-Database mit der entsprechend gefilterten Untermenge an Aufgaben.

Als Startseite in Notion habe ich mir für die Gesamtübersicht ein Dashboard gebaut, das alle Master-Databases über alle Workspaces hinweg beinhaltet. So kann ich im den Projektmanagementphasen sowohl über alle Projekte hinweg, als auch auf Einzelprojektebene die Aufgaben überblicken und die nächsten Schritte planen.

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Wie sieht mein Aufgaben-Workflow aus?

Im Sinne des Getting Things Done nutze ich ich ergänzend zu Notion Microsoft To-Do als Bucket für alle Aufgaben, die mir über den Tag in den Sinn kommen. Diese App läuft deutlich schneller und ist perfekt für diese eine Aufgabe geeignet. Dazu kommt der Vorteil, dass eine E-Mail in Outlook mit einem Klick als Aufgabe in To-Do angelegt werden kann.

Am Abend sortiere ich die so neu hinzugekommenen Aufgaben dann aus, trage sie in mein Notion ein und ordne sie den entsprechenden Projekten zu. Anschließend nutze ich die Projektübersichten parallel zu meinem Kalender, um den kommenden Tag, bzw. Woche oder Monat zu planen.

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Fazit

Notion ist auf Grund seiner Flexibilität als Productivity- und Management-Tool für viele verschiedene Projekte geeignet. Wenn man eine gewisse Lernkurve bewältigt hat, lassen sich extrem viele Prozesse darin abbilden und erhält damit die Möglichkeit, auch über die starren Speziallösungen am Markt hinaus ein sinnvolles Projektmanagement aufzusetzen.

In einer zunehmend komplexen Welt sind es in meinen Augen schlanke und elegante Tools wie Notion, die uns die Arbeit erleichtern werden.

https://www.notion.so

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